В современных компаниях привлечение внештатных специалистов становится неотъемлемой частью стратегии гибкого развития. В ответ на растущий спрос появляются предложения, в том числе в виде платформ гибкой занятости, которые закрывают полный цикл привлечения внештатников: от их поиска до юридического оформления и выплат.

Однако успешная работа с такими платформами, особенно в больших компаниях, часто требует не просто использования технологии, а выстраивания слаженных процессов, которые вовлекают ключевые отделы компании — IT, HR, юридический, финансовый и информационной безопасности. На примере RIWO (маркетплейса ИТ-специалистов) рассмотрим, как должны строиться внутренние процессы, чтобы эффективно интегрировать платформы гибкой занятости в корпоративную среду.

Процесс начинается с инициативы, которую чаще всего проявляют CTO, тимлид, проектный менеджер, менеджер по работе с партнёрами или (в редких случаях) IT-рекрутер. Они формируют бизнес-кейс, основу для принятия решения, где подчеркивается ускорение подбора специалистов — до нескольких дней, экономия затрат и гибкость масштабирования команды без бюрократии штатного найма. Это позволяет управленцам четко понимать, какие преимущества даст платформа.

Следующий этап — вовлечение ключевых участников. IT и продуктовые команды выступают заказчиками специалистов, HR при необходимости адаптирует процессы найма и онбординга, юридический отдел отвечает за соблюдение требований законодательства и договорную чистоту, финансисты — за документальный и платежный контроль, InfoSec — за защиту данных и управление доступами. Такой межотделовой режим создает прозрачность и ответственность на каждом этапе.

Для юридического отдела критично понимать, что взаимоотношения строятся между компанией и RIWO, а не с каждым специалистом напрямую. RIWO выступает подрядчиком, заключая договоры подряда через платформу. Такая структура исключает риски подмены трудовых отношений и соответствует требованиям Гражданского кодекса РФ.

Сотрудничество с RIWO осуществляется на основании публичной оферты, которая принимается в момент регистрации на платформе. Основные её положения включают всё, что обычно включает рамочный договор об оказании услуг: предмет и условия оказания услуг, порядок оплаты (выплаты в течение 15 календарных дней после подписания актов выполненных работ), гарантии перехода прав на результаты труда заказчику, конфиденциальность, ответственность сторон, а также механизм замены специалистов и расторжения договоров.

Регистрируется на RIWO обычно заказчик — непосредственно тот, кому нужны специалисты на гибкую занятость, так что нужно удостовериться, что юридический отдел также сможет ознакомиться с офертой. При необходимости по запросу юристов вводятся дополнительные соглашения, например, NDA со специалистами.

Финансовый отдел выстраивает процесс в рамках операционных расходов. Ежемесячно генерируются и подписываются акты выполненных работ, после чего происходит оплата. Важный момент: налоговые обязательства за специалистов лежат на них самих (так как они работают на RIWO как ИП-подрядчики), что освобождает компанию-заказчика от роли налогового агента и минимизирует риски с точки зрения налогового законодательства.

Документооборот строится вокруг стандартного комплекта: договор-оферта с RIWO, счета на оплату, акты выполненных работ. Подписание актов происходит в RIWO в электронном виде, буквально в 2 клика. После подписания акта в личном кабинете заказчика формируется счёт на оплату, который необходимо оплатить в течение 15 дней.

Мы рекомендуем подписание актов оставить за заказчиком, так как именно он контролирует качество выполненных работ, а счета — выгружать и отправлять в бухгалтерию.

Как уже отмечали выше, размещение заявок и подбор специалистов для конкретных задач возлагается на тимлидов или проектных менеджеров, которые остаются непосредственными руководителями и дают обратную связь для оценки эффективности сотрудничества.

Однако HR остается стратегическим звеном, настраивая процессы адаптации и сопровождения внешних специалистов, а также стандарты коммуникации. При этом степень вовлечения HR-отдела в процессы работы с внештатными специалистами зависит от каждой конкретной компании: от внутренней корпоративной культуры, средних сроков и объёмов привлечения.

Такой подход позволяет оперативно масштабировать команду, сохраняя контроль над качеством, и делает внутренние процессы прозрачными и понятными для всех участников.

Для отдела инфобеза мы рекомендуем придерживаться политики доступов, основанную на принципе минимальных привилегий, которую реализуют через выдачу ограниченных доступов к репозиториям, инфраструктуре и инструментам. Использование VPN и двухфакторной аутентификации помогает повысить уровень защиты. Кроме того, так обеспечивается контроль за своевременным отзывом доступов после окончания работ.

Внештатные специалисты обычно работают на собственном оборудовании, при этом IT-служба безопасность каналов удаленного доступа.

В итоге успешное внедрение RIWO в компании строится на основе слаженного взаимодействия ключевых отделов и четко отработанных процессов. Юридический блок обеспечивает правовую чистоту и отсутствие рисков подмены трудовых отношений, финансовый — прозрачный и своевременный документооборот с учётом сроков оплат, HR — эффективное управление внешними специалистами, а InfoSec — безопасность данных и ресурсов. Такой системный подход позволяет компаниям использовать гибкие возможности платформы RIWO, сокращая издержки и повышая скорость реализации IT-проектов без ущерба для контроля и качества.